La conversión virtual del congreso SEFAC 2020, un reto de éxito

27 julio, 2021

Patricia Capel Garcia, estudiante del Máster, nos cuenta cómo participó en la transformación de este evento a causa de la COVID-19

El IX Congreso de Farmacéuticos Comunitarios, organizado por SEFAC tuvo lugar del 19 al 22 de octubre, con una duración de un día más en comparación a las ediciones anteriores y presenciales. Bajo el lema “Haciendo lo difícil consigues lo imposible” (Ezina Ekinez Egina, en euskera), la organización puso en marcha una nueva estrategia como consecuencia de  la situación sanitaria de la COVID-19 y apostó por la digitalización de los contenidos, por  recursos de calidad de la mano de científicos y profesionales internacionales. Debido a la necesidad de transformar la producción de los eventos, el formato virtual contó con la participación de expertos en el sector de cualquier parte del territorio en una plataforma creada especialmente para la celebración del acto. Gracias a la accesibilidad de esta primera edición virtual, los asistentes ganaron protagonismo a la hora de decidir dónde, cuándo y cómo interactuar con los contenidos, un aspecto que ayudó a dinamizar y atraer a los públicos clave en un contexto convulso y cambiante, en el que se priorizó la seguridad como eje central del acto.

La comunicación 100% en línea permitió ejecutar las actividades previstas y alcanzar los objetivos organizacionales. Las cifras son un indicativo claro: 2.688 congresistas, 25.224 asistentes, 31.610 visitas a la exposición comercial y 587.000 impresiones a la red acompañadas del hashtag #SEFAvirtual2020. Datos que evidencian que mantener la interacción con los participantes durante todo el evento fue una táctica clave para divulgar los mensajes del congreso. Entre los puntos fuertes que sitúan este noveno congreso como un caso de éxito por lo que se refiere a la adaptación del acto a un entorno completamente virtual hay los chats grupales e individuales, las votaciones, los talleres y la sala de networking. Además, los congresistas dispusieron de accesibilidad a un mapa virtual para ver y contactar en tiempo real con otros participantes, actividades de ludificación como zona de photocall y el acompañamiento de un equipo técnico de soporte para resolver cualquier incidencia. En definitiva, todas las necesidades quedaron cubiertas con una producción que aprovechó los recursos técnicos y materiales para garantizar que no se perdiese la esencia del congreso. 

Simulando el hall real del congreso, como en las ediciones anteriores, los asistentes dispusieron de un acceso intuitivo a todos los elementos de la plataforma. Mediante avatares (que reproducían las características físicas de las personas), los asistentes podían identificarse, de manera que la presencia de los usuarios se hacía visible para los otros asistentes. Desde la comodidad que ofrece la plataforma del evento, la información se plasmó de manera sencilla y estructurada, con predominancia del rojo, el blanco y el negro como colores de la entidad amfitriona. Los valores de las SEFAC (compromiso, conocimiento, cooperación, innovación, integridad, liderazgo y transparencia) se dejaron ver en un evento atractivo y pensado completamente para alcanzar los objetivos y la experiencia del usuario. La escenografía y la decoración del evento virtual también estuvieron alineados con la  identidad visual corporativa de la SEFAC. Representando el Palacio Euskalduna de Bilbao, el público se encontró con un complejo virtual que pretendía representar una imagen realista del congreso, donde no faltaron los logotipos de las entidades colaboradoras y patrocinadores, la decoración con plantas y la luz natural en un formato 3D. Cabe destacar que, en relación con la escenografía, también daba la sensación de un espacio de grandes dimensiones con mobiliario colocado de forma harmoniosa, donde el asistente disponía de un gran abanico de recursos para explorar, con el objetivo de presentar la imagen de un evento de prestigio. Los colores también tuvieron un rol importante, ya que todos los escenarios estaban determinados por una paleta de tonos marrones, verdes y claros, proporcionando una sensación de tranquilidad y modernidad, en sintonía con los contenidos a tratar en el congreso. Por otro lado, el rojo corporativo se utilizó en mayor medida para la señalización y los apartados a destacar de la web, con una acción estimulante sobre los públicos. 

SEFAC
Imagen cedida por Patricia Capel.

El logotipo de la SEFAC se podía localizar fácilmente en la parte inferior de la página web. A diferencia de éste, el del congreso aparecía reiteradamente en el contenido de la plataforma, como por ejemplo la camiseta de la presidenta del comité organizador, Sonia Sáenz de Buruaga, o bien en los espacios virtuales disponibles para el usuario. Es un hecho indiscutible que contar con un logotipo visualmente agradable, sencillo, moderno y diseñado exclusivamente para la ocasión es una herramienta de comunicación potente. Como bien hemos comentado anteriormente, el eslogan “Ezina Ekinez Egina” en euskera no sólo permitió la transmisión de los valores de la entidad sino también permitió lanzar un mensaje de positividad en el actual contexto social y sanitario. Como recursos audiovisuales, los usuarios del SEFAC virtual gozaron de vídeos con música y otros elementos interactivos que aportaron  ritmo y dinamismo. 

En conclusión, comparando el congreso virtual con los presenciales de las anteriores ediciones (como el que se celebró el año 2018 en Alicante), se pone de relieve cómo se han buscado nuevas formas para lograr los objetivos. El gran número de recursos audiovisuales, la diversificación de contenidos de calidad, la interactividad del usuario, la seguridad y la perdurabilidad en el tiempo que comporta un acto de estas características supondrá un punto de inflexión para las futuras ediciones de la SEFAC y porque no, para el resto de entidades que apuesten por una producción innovadora de los eventos de la mano de los beneficios que comporta la virtualidad.

Autor / Autora
Estudiante del Máster universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC.
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