Un esdeveniment europeu, virtual i gamificat: Des de Barcelona, sense fronteres

Carina Garcia Mesegué és estudiant del Màster universitari de Comunicació Corporativa, Protocol i Esdeveniments de la UOC. Actualment, treballa per a la Coordinadora de Mentoria Social, una xarxa d’entitats a escala estatal. Recentment va tenir lloc el Congrés Europeu de Mentoria 2020, un esdeveniment d’una setmana de duració i en format virtual, on es va utilitzar la gamificació amb els objectius de promoure la participació del públic, generar networking i mantenir l’atenció dels assistents virtuals durant la setmana que durava el Congrés. 

Durant l’últim any he tingut la sort de formar part de l’organització del 
Congrés Europeu de Mentoria 2020. Ha estat una experiència veritablement emocionant i un aprenentatge constant. El Congrés, que és l’espai més gran de trobada i connexió per als professionals de la mentoria a Europa, s’hauria d’haver celebrat el passat mes de març a Barcelona. Des de la Coordinadora de Mentoria Social fèiem d’amfitrions. Però, com tants altres esdeveniments durant el 2020, vam haver-lo de posposar a causa de la COVID-19. Inicialment vam pensar que el mes d’octubre ja ens podríem reunir presencialment. Afortunadament, aviat vam decidir apostar pel format virtual. 

Sabíem que no podíem cancel·lar l’esdeveniment. En el context actual tots necessitàvem la inspiració i poder compartir experiències. Però celebrar un esdeveniment en línia d’una setmana de durada suposava un gran repte. Conscients de les dificultats que aquesta nova experiència podia suposar, vam buscar aliances que ens permetessin virtualitzar sense perdre qualitat, buscant els avantatges que el format online ens oferia: des d’arribar a més assistents per un preu més assequible, fins a l’enregistrament de dades i vídeos en directe que han permès que, mesos més tard, seguim difonent els continguts de l’esdeveniment.  

A escala tecnològica, teníem clar que pràcticament tot era possible. Ens costava més d’imaginar, però, com aconseguiríem fer que l’experiència de les persones assistents fos plena. És a dir, que poguessin assistir a xerrades i debats, però també interactuar, crear vincles o aportar la seva visió a la comunitat. A més, no teníem clar com aconseguiríem mantenir l’atenció dels públics durant una setmana sencera, després dels durs mesos que ja portàvem de confinament i videotrucades. Afortunadament, ens vam creuar amb l’equip de Cookie Box que, entre d’altres, es dediquen a la gamificació d’esdeveniments.   

Gràcies a la gamificació no només vam aconseguir assolir els objectius que ens havíem proposat, sinó que vam aconseguir més eines per a analitzar l’èxit de l’esdeveniment. I estic convençuda que, sense els elements de joc i dinamització que vam incorporar, no hauríem aconseguit el sentiment de comunitat que es va crear durant els cinc dies. L’esforç que va suposar repensar el Congrés en format digital no supera ni de bon tros la satisfacció de veure que, malgrat totes les dificultats que ha suposat aquest 2020, vam aconseguir reunir a 360 persones de 28 països diferents i superar les seves expectatives.

El 3 de desembre vam celebrar una sessió en directe a YouTube on parlàvem sobre la gamificació amb l’equip de Cookie Box. Us convido a donar-hi un cop d’ull!