Andrea Aguado, mi día a día profesional

Hace ya casi cuatro años que terminé la carrera de Turismo. Tenía claro desde siempre que me gustaría trabajar en el sector de la organización de eventos. Incluso pude tener algunas pinceladas de protocolo y relaciones públicas en una de las asignaturas optativas de la carrera.

Cuando terminé de estudiar, tuve la oportunidad de adentrarme en el mundo laboral de inmediato en Viajes Abreu.

No tenía muy claro que era eso de un DMC (Destination Management Company). Pensaba que el trabajo consistiría en realizar los típicos viajes vacacionales a turistas, hasta que descubrí que era un mundo mucho más grande en el que se acarrea una gran responsabilidad.

Después de entrar a trabajar en julio de 2014 en el departamento de Reuniones y Viajes de incentivo (M&I), pude aprender a realizar propuestas y a organizar eventos.

Actualmente, soy responsable de las operativas que se llevan a cabo en Barcelona. Entre mis tareas está la coordinación y la orientación del equipo de Project Managers. Mi trabajo consiste en organizar eventos de principio a fin.

Debo crear la propuesta según el tipo de evento, viaje de incentivo, conferencia, reunión…, cotizar el presupuesto; incluir todos aquellos costes que estén involucrados en el evento, tratando de evitar en la medida de lo posible gastos imprevistos.

Una vez el cliente decide que quiere seguir adelante a la confirmación del evento, nuestra función es el contacto con los proveedores que participarán en él: hoteles, restaurantes, actividades, compañías de transporte, espacios, audiovisuales, catering, etc.

Cuando tenemos a todos los proveedores contactados, nos encargamos de cobrar los servicios al cliente y pagar a los proveedores. Esta es una forma de garantizar el evento, además de la firma de contratos.

Cuando se desarrolla el evento, nuestra función siempre es hacer los llamados pre-checks, es decir, revisar que todo esté según lo planeado antes de que este comience. A medida que el evento se va desarrollando, medimos la satisfacción del cliente.

Finalmente, cuando el evento termina, estamos encargados de facturar al cliente los posibles extras que haya demandado durante la operativa. Esta es una parte muy importante, pues independientemente de las cuestiones económicas, es el momento de saber si el evento ha cumplido el objetivo y si el cliente lo valora satisfactoriamente.

Uno de los eventos del que realmente estoy orgullosa, es el seminario “Questions & Answers” de Facebook en 2015 durante el Mobile World Congress en Barcelona.

Nuestros clientes actuales son agencias de organización de eventos en el extranjero. La agencia encargada de la cuenta de Facebook nos contactó a menos de dos semanas para el evento, jamás pensé que pudiéramos organizarlo con tan poco tiempo.

Nos encargamos de proveer todo el personal durante el evento. Responsables de sala que gestionaban el registro de acceso y repartían los auriculares de traducción, personal y material de seguridad, señalización, fotógrafo y la coordinación con el Teatro del Liceo de Barcelona, en donde se desarrolló el evento.

Decidí matricularme en la UOC en el Máster de Comunicación Corporativa, Eventos y Protocolo porque está directamente relacionado con mi carrera profesional. Al principio empecé con aquella inseguridad al haber estado desvinculada del estudio durante un cierto tiempo.

Uno de mis compañeros de trabajo me animó a estudiarlo, pues había escuchado, que el plan de estudios está pensado para personas que trabajan y no disponen de mucho tiempo.

Al ser un medio de estudio desconocido para mí, tenía muy pocas expectativas.

Debo decir que estoy gratamente sorprendida con el máster y con la universidad en general. Han reconocido mi experiencia laboral y convalidado las prácticas.

En conclusión, considero que para lograrlo no debo presionarme. Por eso he preferido comenzar con tres asignaturas y terminarlo en máximo dos años.