Un evento europeo, virtual y gamificado: Desde Barcelona, sin fronteras

Carina Garcia Mesegué es estudiante del Máster Universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC. Actualmente, trabaja para la Coordinadora de Mentoría Social, una red de entidades a escala estatal. Recientemente tuvo lugar el Congreso Europeo de Mentoría 2020, un evento de una semana de duración y en formato virtual, donde se utilizó la gamificación con los objetivos de incentivar la participación del público, el networking y mantener la atención de los asistentes virtuales durante la semana que duraba el Congreso. 

Durante el último año he tenido la suerte de formar parte de la organización del
Congreso Europeo de Mentoría 2020. Ha sido una experiencia verdaderamente emocionante y un aprendizaje constante. El Congreso, que es el espacio más grande de encuentro y conexión para los profesionales de la mentoría en Europa, se debería haber celebrado el pasado mes de marzo en Barcelona. Desde la Coordinadora de Mentoría Social hacíamos de anfitriones. Pero, como tantos otros eventos durante el 2020, tuvimos que posponerlo a causa de la COVID-19. Al principio pensamos que al mes de octubre ya nos podríamos volver a reunir presencialmente. Por suerte, pronto decidimos apostar por el formato virtual. 

Sabíamos que no podíamos cancelar el evento. En el contexto actual todos necesitábamos la inspiración y poder compartir. Pero celebrar un evento en línea de una semana de duración suponía un gran reto. Conscientes de las dificultades que esta nueva experiencia podía suponer, buscamos alianzas que nos permitieran virtualizar sin perder calidad, buscando las ventajas que el formato online nos ofrecía: desde llegar a más asistentes por un precio más asequible, hasta la grabación de los datos y vídeos en directo que han permitido que, meses más tarde, sigamos explotando los resultados de los eventos. 

A escala tecnológica, teníamos claro que prácticamente todo era posible. Nos costaba más imaginar, pero, cómo conseguiríamos hacer que la experiencia de las personas asistentes fuese plena. Es decir, que pudiesen asistir a conferencias y debates, pero también interactuar, crear vínculos o aportar su visión a la comunidad. Además, no teníamos claro cómo conseguiríamos mantener la atención de los públicos durante una semana entera, después de los duros meses que ya llevábamos de confinamiento y videollamadas. Por suerte, nos topamos con el equipo de Cookie Box que, entre otras, se dedican a la gamificación de eventos. 

Gracias a la gamificación no solo conseguimos los objetivos que nos habíamos propuesto, sino que conseguimos más herramientas para analizar el éxito del evento. Y estoy convencida de que, sin los elementos de juego y dinamización que incorporamos, no hubiéramos conseguido el sentimiento de la comunidad que se creó durante los cinco días. El esfuerzo que supuso repensar el Congreso en formato digital no supera ni de largo la satisfacción de ver que, a pesar de todas las dificultades que ha supuesto este 2020, conseguimos reunir a 360 personas de 28 países diferentes y superar sus expectativas. 

El 3 de diciembre celebramos una sesión en directo en Youtube donde hablábamos sobre la gamificación con el equipo de Cookie Box. Os invito a que le echéis un vistazo!