La importancia de tener un plan B

El plan de contingencias es una herramienta de gestión preventiva, predictiva y reactiva la cual contempla la posibilidad de que sucedan circunstancias imprevistas que afecten a la producción o ejecución de un evento y prevé las medidas a tomar en tal caso. Este es uno de los pasos más importantes de la planificación del evento. Por eso, es importante estar preparados delante de aquellas situaciones de riesgo que pueden provocar alteraciones del plan de trabajo previsto.

La experiencia muestra que el plan de contingencia más habitual en eventos afecta a las actividades previstas en espacios abiertos (sensibles a los fenómenos meteorológicos). Ante tales situaciones debe preverse qué hacer en caso de no disponer de las condiciones mínimas necesarias para realizar el acto y definir las decisiones que habrá que tomar en función de las diferentes circunstancias que puedan darse.
Fases para la implantación de un plan de contingencias:

1. Identificación de riesgos
2. Evaluación de riesgos
3. Asignación de prioridades
4. Establecimiento de los requerimientos de recuperación
5 .Elaboración de la documentación
6. Verificación e implementación del plan
7. Distribución y mantenimiento de plan

Es importante evitar la improvisación. En el proceso de elaboración y planificación del evento se deben detallar todos los posibles acontecimientos y controlar la situación en la medida de lo posible. De lo contrario, conlleva mucho riesgo e impide implementar acciones que requieran tiempo para su producción.

Elaborar un plan de contingencias garantiza una «salida digna» ante ciertas circunstancias, pero eso sí, acostumbra a suponer un incremento en el presupuesto del evento.