10 pasos para organizar un evento online

3 noviembre, 2020
Imagen con una pantalla de ordenador donde se ven varias caras: es una videollamada o evento online.

No hay un solo sector profesional que no se haya visto afectado, en mayor o menor medida, por la COVID-19. De todos ellos, el sector de los eventos es uno de los que más se ha tenido que reinventar hacia el online. Con Elisenda Estanyol, directora del Máster universitario en Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC hablamos del impacto de la COVID-19 en los eventos, de su sostenibilidad y repasamos 10 pasos para organizar un evento online en la siguiente infografía a raíz de su artículo en la revista COMeIN.

Diseñar un evento online

Para trasladar un evento que tradicionalmente se ha organizado de forma presencial al formato online hay que tener en cuenta varios factores: el tecnológico y el humano. ¿Qué aplicaciones vamos a utilizar? ¿Cómo grantizar la interacción entre usuarios? ¿Con qué nos permite innovar el hecho de hacer un evento online? Aquí los 10 pasos para organizar un evento online

La COVID-19 en los eventos: ¿amenaza o oportunidad?

La pandemia de COVID-19 aún no ha terminado. En su inicio, supuso una amenaza real puesto que se cancelaron varios eventos multitudinarios que suponían un despliegue importante de personal e infraestructura de la que se alimentaban muchos sectores (aereolíneas, transportes, hostelería, restauración…). Se cancelaron  juegos olímpicos, ferias internacionales como el Mobile World Congress de Barcelona, conciertos, fiestas populares, etc.

“De todas formas, la COVID-19 también ha llevado a una reflexión sobre hacia dónde deben ir los eventos del futuro, y uno de los aspectos fundamentales era el de ir hacia una mayor sostenibilidad, que pasa por una reducción de los desplazamientos, de los elementos de decoración efímeros, etc. Los eventos híbridos y virtuales, han llegado ya para quedarse” afirma la profesora Elisenda Estanyol.

¿Los eventos online son comparables a los presenciales?

elisenda-estanyol

La alternativa del online ha sido una salvación para muchos durant el confinamiento y la “nueva normalidad”. No obstante, los eventos online son, la mayoría de veces, incomparables con los eventos presenciales. Así lo explica la profesora Estanyol: “La fuerza de la comunicación en vivo que ofrecen los eventos presenciales es incomparable. Aún así, la pandemia nos ha demostrado cómo el sector puede reinventarse y cómo las nuevas tecnologías pueden contribuir a crear eventos online cada vez más atractivos para los participantes y sus organizadores”. Y es que, los eventos online también tienen aspectos positivos como la ubiquidad, el poder recuperarlos fácilmente en varias plataformas, etc.

Aprendizajes de la COVID-19 al sector eventos

¿Qué hemos aprendido durante la COVID-19 en este sector? ¿Lo online ha llegado para quedarse? Según Elisenda Estanyol el aprendizaje es continuo. “Es decir, aún estamos aprendiendo cómo crear entornos online que permitan una interacción de los participantes excelente. Hay herramientas que ya posibilitan organizar conferencias, congresos y ferias online que cumplen muchos de los objetivos que se conseguían con su versión presencial.”

De todos modos, explica la profesora que lo online se enfrenta aún al reto a la hora de conectar con el lado más sensorial de un evento (la gastronomía, la música en directo, la posibilidad de moverse, practicar deporte, bailar, etc.). Y añade: “Los avances tecnológicos como la realidad virtual pueden ayudar en este sentido, aunque todavía queda mucho camino por recorrer.”

Autor / Autora
Editora de contenidos de los Estudios de Ciencias de la Información y de la Comunicación.
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